บริหารหลายบริษัทในเครืออยู่ใช่ไหม? 3 สัญญาณอันตรายที่บอกว่าบัญชีของคุณกำลังจะพัง
การขยายธุรกิจจนมีหลายบริษัทในเครือคือสัญญาณของความสำเร็จ แต่ก็มาพร้อมความท้าทายด้าน บัญชีบริษัทในเครือ ที่ซับซ้อนอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ผู้บริหารหลายท่านคงคุ้นเคยกับคำถามที่วนเวียนอยู่ในหัวทุกสิ้นเดือนว่า 'สรุปแล้วกลุ่มบริษัทเรากำไรจริงๆ เท่าไหร่?' หรือ 'ทำไมสต็อกของบริษัท A หมด ทั้งที่ของบริษัท B กลับล้นคลัง?'
หากคุณกำลังเผชิญกับสถานการณ์เหล่านี้ นั่นคือสัญญาณอันตรายที่บอกว่ากระบวนการทางบัญชีแบบเดิมๆ กำลังจะกลายเป็น คอขวดฉุดรั้งการเติบโต ของธุรกิจคุณ เพราะข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและล่าช้า นำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาดและความเสี่ยงด้านภาษีกับกรมสรรพากรโดยไม่รู้ตัว
Inter-company Transaction คืออะไร? และทำไมมันถึงสร้างปัญหาให้ SME
ธุรกรรมระหว่างกัน (Inter-company Transaction) คือทุกกิจกรรมทางการเงิน การซื้อขาย หรือการใช้ทรัพยากรที่เกิดขึ้นระหว่างบริษัทที่เกี่ยวข้องกันในเครือของคุณ ความซับซ้อนเกิดจากการที่ทุกรายการต้องถูกบันทึกอย่างถูกต้องและสอดคล้องกันในสมุดบัญชีของ 'สองบริษัท' เสมอ เพื่อให้งบการเงินของแต่ละบริษัทและงบการเงินรวมสะท้อนภาพที่แท้จริง
ตัวอย่างธุรกรรมระหว่างกันที่พบบ่อยในธุรกิจ SME:
- Inter-company Loan: บริษัท A (บริษัทแม่) ให้บริษัท B (บริษัทลูก) กู้ยืมเงินเพื่อเสริมสภาพคล่อง
- Inter-company Sales: บริษัท A (โรงงานผลิต) ขายสินค้าให้บริษัท B (บริษัทจัดจำหน่าย) ในราคาพิเศษสำหรับพนักงานขาย
- Expense Allocation: บริษัทแม่จ่ายค่าเช่าออฟฟิศทั้งหมด แล้วปันส่วนค่าใช้จ่ายไปให้บริษัทลูกที่ใช้พื้นที่ร่วมกัน
- Shared Resources: บริษัท B ใช้คลังสินค้าและพนักงานของบริษัท A ในการแพ็คและจัดส่งสินค้า
- Stock Transfer: การโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังของบริษัท A ไปยังคลังของบริษัท B เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า
ปัญหาหลักคือการจัดการธุรกรรมเหล่านี้ด้วยมือ ซึ่งนำไปสู่การเสียเวลาและข้อผิดพลาดมหาศาล ลองนึกภาพทีมบัญชีของคุณที่ต้องสร้างเอกสารสองชุดสำหรับทุกรายการ และกระทบยอดบัญชีลูกหนี้-เจ้าหนี้ระหว่างกันในไฟล์ Excel ที่มีโอกาสผิดพลาดได้เสมอ
เทียบชัดๆ: วิธีจัดการแบบเดิม (Manual) vs. วิธีใหม่ด้วยระบบอัตโนมัติ
การทำงานแบบ Manual นั้นช้า, เสี่ยงต่อข้อผิดพลาด, และไม่ให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์ ในขณะที่การใช้ ระบบ ERP สำหรับหลายบริษัท จะช่วยให้กระบวนการคล่องตัว, แม่นยำ, และให้ข้อมูลเชิงลึกทันทีเพื่อการตัดสินใจที่ดีกว่า มาดูกันว่าต่างกันอย่างไร
| หัวข้อเปรียบเทียบ | วิธีเดิม (Manual Hell) | วิธีใหม่ (Automated Heaven) |
|---|---|---|
| การบันทึกบัญชี (Recording) | บันทึก Journal Entry 2 ครั้งใน 2 ระบบ/ไฟล์แยกกัน | ระบบสร้างใบลดหนี้/ใบสำคัญจ่ายให้อีกบริษัทโดยอัตโนมัติ (Auto Due To/Due From) |
| การกระทบยอด (Reconciliation) | ใช้เวลาหลายวันกระทบยอดใน Excel ตอนสิ้นเดือน | เห็นยอดคงค้างระหว่างกันบนแดชบอร์ดแบบ Real-time |
| การดูรายงานภาพรวม (Consolidated View) | รอทีมบัญชี 10-15 วัน เพื่อรวบรวมข้อมูลและทำงบรวม | คลิกเดียวเพื่อดูงบการเงินรวม (Consolidated Report) ได้ทันที |
| ความแม่นยำ (Accuracy) | เสี่ยงต่อ Human Error สูงมาก, ตัวเลขไม่ตรงกันเสมอ | ตัดรายการระหว่างกันอัตโนมัติ ถูกต้องเกือบ 100% |
| การจัดการสต็อก (Inventory) | มองไม่เห็นสต็อกของบริษัทอื่น ทำให้เสียโอกาสการขาย | เห็นภาพรวมสต็อกทุกคลัง ทุกบริษัทในหน้าจอเดียวด้วยระบบ Warehouse Management ที่เชื่อมต่อกัน |
4 ขั้นตอนจัดการ Inter-company Transaction อย่างมืออาชีพ ปิดงบไวขึ้น 50%
เปลี่ยนความโกลาหลของ ธุรกรรมระหว่างกัน ให้เป็นการทำงานที่เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ ด้วย 4 ขั้นตอนที่พิสูจน์แล้วว่าใช้ได้ผลจริงกับธุรกิจที่กำลังเติบโต
- Step 1: Set Clear Policies & Transfer Pricing. กำหนดนโยบายและราคาโอนสำหรับสินค้าและบริการระหว่างกันให้ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้สอดคล้องกับหลักการของ กรมสรรพากร และลดข้อโต้แย้งภายใน
- Step 2: Centralize Your Chart of Accounts. จัดทำผังบัญชีกลางที่ใช้เป็นมาตรฐานร่วมกันทุกบริษัทในเครือ เพื่อให้การตัดรายการ (Elimination) และการทำงบการเงินรวม (Consolidation) เป็นไปอย่างราบรื่นและถูกต้อง
- Step 3: Leverage Technology. หัวใจสำคัญคือการนำ ระบบ ERP ที่มีฟังก์ชัน Multi-Company มาใช้ ระบบจะช่วยสร้างรายการทางบัญชีที่เกี่ยวข้องกัน (Due To/Due From) ของอีกบริษัทโดยอัตโนมัติทันทีที่มีการบันทึกรายการที่ฝั่งหนึ่ง
- Step 4: Automate Reconciliation & Reporting. ตั้งค่าให้ระบบกระทบยอดบัญชีระหว่างกันและสร้างรายงาน Consolidation แบบอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยลดเวลาการปิดงบจากหลายสัปดาห์เหลือเพียงไม่กี่วัน และให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมที่อัปเดตอยู่เสมอ
Pro Tip สำหรับผู้บริหาร: ตัวชี้วัด (KPIs) ที่ต้องดูเมื่องาน Inter-company เข้าระบบแล้ว
เมื่อคุณมีระบบที่เหมาะสมแล้ว การวัดผลคือสิ่งสำคัญที่จะบอกว่าการลงทุนนั้นช่วยให้ธุรกิจดีขึ้นจริงหรือไม่ ผู้บริหารควรจับตาดู KPIs เหล่านี้อย่างใกล้ชิดเพื่อประเมินประสิทธิภาพ
Pro Tip: KPIs ที่ต้องติดตามหลังวางระบบ
- 1. เวลาที่ใช้กระทบยอดระหว่างกัน (Inter-company Reconciliation Time): ตัวเลขนี้ควรลดลงอย่างมีนัยสำคัญ จากที่เคยใช้เวลาหลายวัน ควรเหลือเพียงไม่กี่ชั่วโมงหรือไม่กี่คลิก
- 2. จำนวนวันที่ใช้ในการปิดงบ (Days to Close): เป้าหมายที่ชัดเจนคือการลดระยะเวลาในการปิดงบการเงินรวมลงอย่างน้อย 30-50%
- 3. ความแม่นยำของงบการเงินรวมฉบับร่างแรก (First Draft Consolidated Financial Accuracy): ฉบับร่างแรกที่ระบบสร้างขึ้นควรมีความถูกต้องมากกว่า 99% เพื่อลดการทำงานซ้ำซ้อนของทีมบัญชีและผู้ตรวจสอบบัญชี
การจัดการ ธุรกรรมระหว่างกัน ไม่ใช่แค่เรื่องทางบัญชี แต่เป็นหัวใจของการสร้างรากฐานที่มั่นคงเพื่อการเติบโตอย่างยั่งยืนของกลุ่มบริษัท การเปลี่ยนมาใช้ระบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่ช่วยลดต้นทุนและความเสี่ยง แต่ยังปลดล็อกศักยภาพให้ผู้บริหารและทีมงานได้ใช้เวลาไปกับงานเชิงกลยุทธ์ที่สร้างความได้เปรียบในการแข่งขันอย่างแท้จริง
เปลี่ยนความวุ่นวายด้านบัญชี ให้เป็นความได้เปรียบทางธุรกิจ
การจัดการธุรกรรมระหว่างกันไม่ใช่แค่เรื่องของบัญชี แต่เป็นเรื่องของกลยุทธ์การเติบโต หยุดเสียเวลากับงานเอกสารที่ซ้ำซ้อนและมีความเสี่ยง มาดูกันว่าระบบ ERP ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจที่มีหลายบริษัทโดยเฉพาะ จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมทั้งหมด ตัดสินใจได้เฉียบคม และขยายธุรกิจได้อย่างมั่นคงได้อย่างไร
ปรึกษาแนวทางการวางระบบ ฟรี!ดูภาพรวมโซลูชัน ERP