ธุรกิจโตไว แต่ทำไมเรื่อง 'เบิกค่าใช้จ่าย' ยังวุ่นวายไม่จบสิ้น?
ธุรกิจของคุณกำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว ทีมขยายใหญ่ขึ้น โปรเจกต์ใหม่ๆ เข้ามาไม่ขาดสาย แต่ท่ามกลางความสำเร็จนั้น กลับมีปัญหาคลาสสิกที่ยังคงสร้างความปวดหัวไม่รู้จบ นั่นคือกระบวนการ เบิกค่าใช้จ่าย พนักงาน ที่ยังคงติดอยู่กับกองเอกสารมหึมา ผู้บริหารต้องเผชิญกับแฟ้มรออนุมัติที่สูงขึ้นเรื่อยๆ ขณะที่พนักงานต้องคอยถามคำถามเดิมๆ ว่า “เงินที่เบิกไปจะได้เมื่อไหร่ครับ/คะ?”
ความล่าช้านี้ไม่ใช่แค่เรื่องของความสะดวกสบาย แต่มันส่งผลกระทบโดยตรงต่อสภาพคล่องทางการเงิน (Cash Flow) และบั่นทอนขวัญกำลังใจของทีมงานคนสำคัญของคุณ ถึงเวลาแล้วที่จะต้องมองหาทางออกที่ยั่งยืน เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไปได้อย่างเต็มศักยภาพ
ต้นทุนที่มองไม่เห็น: เทียบชัดๆ ระหว่างระบบเบิกจ่ายแบบเก่า vs. ออนไลน์
หลายองค์กรอาจมองว่ากระบวนการแบบเดิมที่ใช้กันมานานนั้น “ก็ยังใช้ได้อยู่” แต่ในความเป็นจริง มันกำลังสร้างต้นทุนแฝงมหาศาล ทั้งในแง่ของเวลาที่เสียไป โอกาสเกิดข้อผิดพลาด และความพึงพอใจของพนักงานที่ลดลง ลองมาเปรียบเทียบให้เห็นภาพชัดๆ กันครับ
| หัวข้อเปรียบเทียบ | ระบบเบิกจ่ายแบบเก่า (Manual) | ระบบ Expense Claim ออนไลน์ |
|---|---|---|
| เวลาที่ใช้ในกระบวนการ | หลายวัน หรือเป็นสัปดาห์ (กรอกฟอร์ม > รวบรวมใบเสร็จ > รออนุมัติตามลำดับ > ส่งให้บัญชี > รอรอบจ่ายเงิน) | ไม่กี่นาทีถึงไม่กี่ชั่วโมง (ส่งเบิกผ่านแอป > อนุมัติออนไลน์ > โอนเงินทันที) |
| ความถูกต้องของข้อมูล | เสี่ยงต่อข้อผิดพลาดสูงจากการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน เอกสารตกหล่น หรือใบเสร็จไม่สมบูรณ์ | ข้อมูลถูกต้องแม่นยำด้วย OCR สแกนใบเสร็จ ลดการคีย์มือ และมีระบบตรวจสอบความถูกต้องเบื้องต้น |
| การมองเห็นข้อมูล (ผู้บริหาร) | ขาดข้อมูล Real-time ไม่รู้สถานะค่าใช้จ่ายรวมจนกว่าจะปิดงบสิ้นเดือน | มี Dashboard สรุปค่าใช้จ่ายได้ทันที เห็นภาพรวมและควบคุมงบประมาณได้ตลอดเวลา |
| ความพึงพอใจ (พนักงาน) | ต่ำ พนักงานต้องสำรองจ่ายนาน ขั้นตอนยุ่งยาก และไม่รู้สถานะการอนุมัติ | สูง ส่งเบิกง่ายผ่านมือถือ ได้รับเงินคืนรวดเร็ว และติดตามสถานะได้ทุกขั้นตอน |
เปลี่ยนเรื่องปวดหัวให้เป็นระบบ ด้วย Expense Claim Online
ระบบ Expense Claim ออนไลน์ หรือ โปรแกรมเบิกค่าใช้จ่าย คือเครื่องมือที่ถูกออกแบบมาเพื่อปฏิวัติกระบวนการเบิกจ่ายทั้งหมด โดยเปลี่ยนขั้นตอนที่ต้องใช้กระดาษและการอนุมัติตัวต่อตัว ให้กลายเป็นกระบวนการดิจิทัลอัตโนมัติบนแพลตฟอร์มเดียว ซึ่งช่วยแก้ปัญหาที่กล่าวมาทั้งหมดได้อย่างตรงจุด
- ส่งเบิกได้ทุกที่ทุกเวลา: พนักงานสามารถถ่ายรูปใบเสร็จและส่งเบิกค่าใช้จ่ายผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือได้ทันที ไม่ต้องรอเข้าออฟฟิศ
- แนบหลักฐานดิจิทัล: หมดปัญหาใบเสร็จหายหรือซีดจาง สามารถแนบไฟล์รูปภาพหรือ PDF เป็นหลักฐานได้เลย
- ระบบ Workflow อนุมัติอัตโนมัติ: กำหนดสายการอนุมัติได้ตามโครงสร้างองค์กร ระบบจะส่งเรื่องต่อไปยังผู้อนุมัติคนถัดไปโดยอัตโนมัติเมื่อมีการกด Approve
- ลดขั้นตอนเอกสาร บัญชี: ข้อมูลจากการเบิกจ่ายจะถูกส่งต่อไปยังระบบบัญชี ช่วยลดเวลาในการคีย์ข้อมูลและกระทบยอด (Reconcile) สิ้นเดือน
- เชื่อมต่อกับระบบ ERP: สำหรับองค์กรที่ต้องการการจัดการแบบครบวงจร ระบบเบิกจ่ายสามารถเชื่อมต่อกับ TaaxTeam ERP เพื่อให้ข้อมูลการเงินและการจัดการโครงการเป็นหนึ่งเดียวกัน
Workflow อัจฉริยะ: จาก 'ส่งเบิก' ถึง 'รับเงิน' ใน 5 ขั้นตอน
ลองจินตนาการถึงความง่ายและรวดเร็วของกระบวนการใหม่ ที่เปลี่ยนขั้นตอนซับซ้อนให้กลายเป็นเรื่องที่ติดตามได้ทุกสเตตัส:
- พนักงานส่งเบิกผ่านแอปฯ: ถ่ายรูปใบเสร็จ กรอกข้อมูลเล็กน้อย และกดส่งเบิกผ่านสมาร์ทโฟน ใช้เวลาไม่เกิน 2 นาที
- ระบบส่งให้ผู้อนุมัติตามลำดับ: ระบบจะแจ้งเตือนไปยังหัวหน้างานหรือผู้มีอำนาจอนุมัติตามสายงานที่ตั้งค่าไว้ทันที
- ผู้อนุมัติกด Approve บนมือถือ: ผู้บริหารสามารถตรวจสอบรายละเอียดและกด อนุมัติค่าใช้จ่าย ออนไลน์ ได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะอยู่ที่ออฟฟิศหรือเดินทางอยู่
- บัญชีตรวจสอบและยืนยันการจ่ายเงิน: ฝ่ายบัญชีจะได้รับการแจ้งเตือนเพื่อตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนเป็นขั้นตอนสุดท้าย และยืนยันการทำจ่ายในระบบ
- ระบบแจ้งเตือนและโอนเงิน: พนักงานจะได้รับการแจ้งเตือนสถานะ และได้รับเงินโอนเข้าบัญชีอย่างรวดเร็ว
ประโยชน์ที่มากกว่าการประหยัดเวลา: ข้อมูลที่ดีนำไปสู่การตัดสินใจที่ดีกว่า
การนำ แอปเบิกเงินบริษัท มาใช้ไม่ได้ช่วยแค่ลดงานเอกสารและประหยัดเวลาของฝ่ายบัญชีเท่านั้น แต่ประโยชน์สูงสุดคือการที่ผู้บริหารได้ข้อมูลเชิงลึก (Insight) ที่จำเป็นต่อการตัดสินใจทางธุรกิจ การมีข้อมูลค่าใช้จ่ายที่แม่นยำและเป็นปัจจุบันคือหัวใจสำคัญของการบริหาร สภาพคล่องทางการเงิน ซึ่งเป็นเส้นเลือดใหญ่ของธุรกิจ SME
เมื่อคุณสามารถเห็นได้ว่าค่าใช้จ่ายของแต่ละทีม แต่ละโครงการ หรือแต่ละแคมเปญการตลาดเป็นอย่างไร คุณจะสามารถปรับเปลี่ยนกลยุทธ์และจัดสรรงบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือการเปลี่ยนข้อมูลจากการเบิกจ่ายธรรมดาๆ ให้กลายเป็นเครื่องมือสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
Pro Tip: ผู้บริหารสามารถดู Dashboard สรุปค่าใช้จ่ายแยกตามโครงการหรือทีมขายได้แบบ Real-time ทำให้เห็นทันทีว่าส่วนไหนใช้งบประมาณเกินกำหนดและต้องเข้าไปดูแลเป็นพิเศษ สิ่งนี้ช่วยให้คุณควบคุมต้นทุนได้อย่างทันท่วงที ไม่ต้องรอจนถึงสิ้นเดือน
พร้อมหรือยังที่จะเปลี่ยนความวุ่นวายให้เป็นความสำเร็จ?
การปล่อยให้กระบวนการเบิกจ่ายที่ไม่มีประสิทธิภาพดำเนินต่อไป คือการยอมรับ “ต้นทุนที่มองไม่เห็น” ที่คอยฉุดรั้งการเติบโตขององค์กร ทั้งเวลาของผู้บริหารที่ควรนำไปใช้กับงานเชิงกลยุทธ์ ความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดของฝ่ายบัญชี และขวัญกำลังใจของพนักงานที่ลดลง
การลงทุนใน ระบบ Expense Claim ออนไลน์ ไม่ใช่แค่การซื้อซอฟต์แวร์ แต่คือการลงทุนใน “ระบบควบคุมและเพิ่มประสิทธิภาพ” ที่จะทำให้องค์กรของคุณพร้อมรับมือกับการเติบโตในอนาคตได้อย่างมั่นคง หากคุณต้องการดูตัวอย่างความสำเร็จ สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้จาก Case Study ของธุรกิจที่ใช้ระบบของเรา
กำจัดกองเอกสารและเคลียร์คิวอนุมัติให้หมดไป
เห็นภาพแล้วใช่ไหมว่าระบบ Expense Claim ออนไลน์จะเปลี่ยนธุรกิจคุณได้อย่างไร? อย่าปล่อยให้ความล่าช้ามาฉุดรั้งการเติบโต ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อวางระบบที่เหมาะกับธุรกิจคุณโดยเฉพาะ ไม่มีค่าใช้จ่าย
ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญฟรี ดู Demo การใช้งาน